Zum Start der CD-Recherche ist eine Anmeldung erforderlich. Meist ist ein Login mit dem vordefinierten User: ADMIN ohne Passwort möglich (je nach Sicherheitseinstellung)
Auswahl des Archivs (Datenbank)
wenn mehrere Archive (Datenbanken) vorhanden sind wird beim Start der beim Start der CD-Recherche ein entsprechendes Auswahlmenü angezeigt. Ist nur ein Archiv (Datenbank) vorhanden wird sofort die Suchmaske angezeigt.
mit dem Such-Button oder der Funktionstaste [F8]
Es werden alle verfügbaren Such-Felder aufgeführt. Für die Dokumente, nach denen Sie suchen wollen, geben Sie die entsprechenden Werte in die Felder ein. Gefunden werden dann die Dokumente, die alle angegebenen Suchkriterien erfüllen.
Bei Datumsfeldern können Sie auch einem Bereich eingeben,
z.B. für das Jahr 1997: 01.01.97-31.12.97
Hier können Sie mehrere, auch für ein Feld verschiedene, Suchkriterien angeben. Ein einzelnes Kriterium setzt sich dabei aus einem Feldnamen, einem Operator und dem Vergleichswert zusammen,
z. B. „Name = MEIER“ oder „Datum > 01.04.1997“.
Durch Klicken auf „+“ wird das angegebene Kriterium in die Liste aufgenommen, so dass Sie weitere Kriterien hinzufügen können. Gefunden werden die Dokumente, die alle angegebenen Kriterien erfüllen.
Durch Klicken auf „-“ können Sie ein in der Liste markiertes Kriterium wieder entfernen.
Suche mit Jokerzeichen in der ‚einfachen Suche’ und ‚erweiterten Suche’
Bei Zeichenfeldern können Sie mit Platzhaltern suchen. Ein „%“ bedeutet eine beliebige Zeichenfolge und ein „_“ ein beliebiges Zeichen, z.B. für alle Namen, die mit „MU“ beginnen: „MU%“
Mit der SQL-Suche können Sie umfangreiche Suchabfragen durchführen. (SQL-Kenntnisse erforderlich)
Beispiel
Sie wollen das Dokument mit der Beleg-Nr 9700017 finden.
Standard-Suche:
Falls nicht alle Eingabefelder leer sind, so können Sie zuerst auf Zurücksetzen klicken um diese zu leeren.
Anschließend geben Sie im Feld BelegNr „9700017“ ein und klicken auf Neu Suchen bzw. betätigen die Eingabetaste. Dadurch wird die Suche gestartet.
Erweiterte Suche:
Falls die Liste der Kriterien nicht leer ist, so können Sie zuerst auf Zurücksetzen klicken um diese zu leeren.
Anschließend wählen Sie aus der Felderliste das Feld „BelegNr“ und aus der Operatorenliste den Operator „=“ aus. Im Eingabefeld neben dem Operator geben Sie dann „9700017“ ein und klicken auf Neu Suchen bzw. betätigen die Eingabetaste. Dadurch wird die Suche gestartet.
Bemerkungen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten ein Dokument aus der Hitliste anzuzeigen.
Die einfachste und meistbenutzte Methode ist der Doppelklick auf den entsprechenden Datensatz in der Hitliste.
Ist die Schnellanzeige aktiviert genügt ein einfacher Klick, bzw. wenn die Selection (Cursor) in der Hitliste geändert wird, wird das entsprechende Dokument direkt angezeigt.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit über die Tasten-Kombination ‚Strg’+‚A’ oder über den Menüpunkt ‚Dokument’ – ‚anzeigen’ das in der Hitliste selektierte Dokument anzuzeigen.
Bei mehrseitigen Dokumenten können Sie mit der linken „+“-Taste bzw „-“-Taste zur gewünschten Seite blättern.
Bei einem mehrseitigen Dokument erscheint in einem Dokumentenfenster folgende Leiste:
Sie können mit der linken „+“-Taste bzw „-“-Taste zur gewünschten Seite blättern, dabei werden die Seiten sofort angezeigt.
Wenn Sie eine bestimmte Seite anzeigen wollen, können Sie mit dem " ~ "-Button bzw. " € " -Button auf die entsprechende Seite positionieren um mit einem anschließend Klick auf das „Auge“ die Seite anzuzeigen.
Über den Menüpunkt ‚Dokument’ – ‚Drucken’ bzw. Tastenkombination ‚Strg’+‚D’ oder den Button mit dem Drucker-Symbol wird das in der Hitliste selektierte Dokument gedruckt.
Hierbei können Sie unter verschiedenen Druckoptionen auswählen, z.B.:
Unter dem Menüpunkt ‚Datei’ – ‚Faxdrucker einrichten’ geben Sie an, welchen Drucker DocBase zum Versenden von Faxen verwenden soll. Der ausgewählte Drucker sollte natürlich ein Faxdrucker sein.
Unter dem Menüpunkt ‚Datei’ – ‚Mailprogramm einrichten’ geben Sie an, welches Mailprogramm zum Mailen der Dokumente verwendet werden soll. Falls Sie z.B. Microsoft Outlook installiert haben, so können Sie das Programm SENDFILE.EXE bzw. Outlook.exe im Outlook-Ordner angeben. Das Programm muss so beschaffen sein, dass die Dateinamen der zu versendenden Dokumente als Kommandozeilenparameter beim Aufruf übergeben werden können. Für Outlook 2000 wird das Programm DBMail32.exe, das die Dokumente in richtiger Form an Outlook 2000 übergibt, mitgeliefert.
um die Hitliste zu sortierten gibt es zwei Möglichkeiten
Die Einstellung der Spaltenbreite bleibt auch bei einem Neustart des Recherche-Programms bestehen.
Verarbeitung von mehreren Dokumenten gleichzeitig